Zasady i forma przekazywania dokumentacji przetargowej

Beneficjent przedkłada dokumentację z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:

  1. w terminie 30 dni od dnia zawarcia umowy o przyznaniu pomocy, jeżeli przed jej zawarciem została zawarta umowa z wykonawcą;
  2. w terminie 30 dni od dnia zawarcia umowy z wykonawcą jeżeli umowa z wykonawcą została zawarta po dniu zawarcia umowy o przyznaniu pomocy;
  3. nie później niż w dniu upływu terminu złożenia wniosku o płatność w przypadku gdy umowa z wykonawcą została zawarta w terminie krótszym niż 30 dni przed upływem terminu złożenia wniosku o płatność, którego dotyczy postępowanie.

Beneficjent przedkłada dokumentację, w formie kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osobę pełniącą funkcję kierownika Zamawiającego lub osobę upoważnioną przez Zamawiającego. W przypadku dokumentacji technicznej przekazanej przez Beneficjenta w formie elektronicznej, należy uzyskać oświadczenie osoby pełniącej funkcję kierownika Zamawiającego lub osoby upoważnionej przez Zamawiającego o zgodności przekazanego materiału z oryginałem

Dokumentacja obejmuje:

  1. kompletną dokumentację przetargową przygotowaną przez Zamawiającego w tym ogłoszenia;
  2. kompletną dokumentację z przebiegu prac komisji przetargowej–jeśli dotyczy;
  3. kompletną ofertę wybranego Wykonawcy wraz z umową zawartą z wybranym Wykonawcą oraz formularze ofertowe pozostałych Wykonawców;
  4. kompletną dokumentację związaną z odwołaniami oraz zapytaniami i wyjaśnieniami dotyczącymi Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia lub Specyfikacji Warunków Zamówienia, jeżeli miały miejsce wdanym postępowaniu;
  5. upoważnienie do potwierdzenia za zgodność z oryginałem dokumentacji z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dla osoby upoważnionej przez Zamawiającego.

W przypadku udzielania zamówienia publicznego w trybie zamówienia z wolnej ręki:

  1. na podstawie art. 214 ust. 1 pkt 6 ustawy pzp z dnia 11 września 2019 r., jeżeli postępowanie zostało wszczęte po dniu 31 grudnia 2020 r., Beneficjent zobligowany jest do przedłożenia: -kompletnej dokumentacji z przeprowadzonego postępowania w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego; -uzasadnienia faktycznego i prawnego zaistnienia przesłanek do udzielenia zamówienia z wolnej ręki w trybie art. 214 ust. 1 pkt6 ustawy pzp z dnia 11 września 2019 r.;
  2. na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 4 ustawy pzp z dnia 29 stycznia 2004 r., jeżeli postępowanie zostało wszczęte po wejściu w życie ustawy z dnia 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy –Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1020), Beneficjent zobligowany jest do przedłożenia: kompletnej dokumentacji z przeprowadzonego postępowania w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego; uzasadnienia faktycznego i prawnego zaistnienia przesłanek do udzielenia zamówienia z wolnej ręki w trybie art. 67 ust. 1 pkt 4 ustawy pzp z dnia 29 stycznia 2004 r.;
  3. na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 4 ustawy pzp z dnia 29 stycznia 2004 r., jeżeli postępowanie zostało wszczęte przed wejściem w życie ustawy z dnia 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1020), Beneficjent zobligowany jest do przedłożenia: protokołów z kolejno unieważnionych postępowań, zawierających podstawę prawną i odpowiednie uzasadnienie faktyczne – w przypadku, gdy unieważnienie postępowania nastąpiło w konsekwencji braku ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu; kompletnej dokumentacji związanej z unieważnionymi postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego – w przypadku, gdy przyczyną unieważnienia postępowania było odrzucenie wszystkich złożonych ofert, ze względu na ich niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia;
  4. na podstawie innych przepisów niż art. 67 ust. 1 pkt 4 ustawy pzp z dnia 29 stycznia 2004 r. lub art. 214 ust. 1 pkt 6 ustawy pzp z dnia 11 września 2019 r., należy przedstawić uzasadnienie faktyczne i prawne zaistnienia przesłanek do udzielenia zamówienia w trybie z wolnej ręki oraz inne dokumenty, jeżeli ich sporządzenie wymagane było przepisami ustawy pzp z dnia 29 stycznia 2004 r. lub ustawy pzp z dnia 11 września 2019 r.

W przypadku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zakres złożonych dokumentów z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego powinien być taki jaki wymaga umowa o przyznaniu pomocy i jaki niezbędny jest do dokonania oceny postępowania. Możliwe jest przekazanie całej lub części dokumentacji z postępowania na nośniku danych, opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę pełniącą funkcję kierownika Zamawiającego lub osoby upoważnionej przez Zamawiającego.

W celu weryfikacji elementów charakterystycznych dla tak przeprowadzonych zamówień, np. prawidłowości złożonych podpisów elektronicznych i samych ofert, możliwe jest, aby niezbędne do oceny dokumenty zapisane były i złożone na informatycznym nośniku danych: płyta CD, płyta DVD, nośnik USB lub dysk przenośny USB lub przesłane/przekazane drogą elektroniczną przez ePUAP oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę pełniącą funkcję kierownika Zamawiającego lub osoby upoważnionej przez Zamawiającego.

Dokumenty i informacje muszą być zapisane w sposób zapewniający ich odczyt i umożliwiający sprawdzenie elementów charakterystycznych dla tych postępowań. Dokumenty i informacje na wskazanych nośnikach danych muszą być odpowiednio opisane i uporządkowane, tak, aby możliwa była ich identyfikacja. Możliwe jest również (decyzja podmiotu wdrażającego dokonującego ocenę) żądanie od Beneficjenta przedstawienia wydruku w formie papierowej z programu weryfikującego poprawność złożonych w dokumentacji ofertowej podpisów elektronicznych. Przy ocenie postępowań przeprowadzonych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zapis z umowy o przyznaniu pomocy (np. dla podmiotu wdrażającego jakim jest dany samorząd województwa) w brzmieniu: „Samorząd Województwa może żądać innych dokumentów przetargowych, jeżeli w procesie oceny postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zajdzie potrzeba ich zweryfikowania”, również daje podstawę podmiotowi oceniającemu do żądania określonych dokumentów bez względu na ich formę (papierowe, elektroniczne). Niezależnie od formy złożonego dokumentu do urzędu, w świetle przepisów, beneficjent odpowiada za jego prawdziwość. W przypadku postępowań przeprowadzonych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej dany podmiot wdrażający, z uwzględnieniem zapisów umowy o przyznaniu pomocy, zależnie od okoliczności danego przypadku, podejmuje decyzję co do dokumentów i ich formy (papierowa, elektroniczna) jakie żąda od beneficjenta.